Как остаться в живых, замещая коллег?
Несмотря на то, что люди уходят в отпуск круглый год, именно лето – время, когда в отпуске больше всего работников. Исследования CV Keskus показали, что почти каждый второй эстоноземелец вынужден в летнее время замещать ушедшего в отпуск коллегу. Как правило, замещать приходится одного или двух, но есть и те, кто вынужден выполнять обязанности и за пятерых.
Для того, чтобы процесс прошел без изнуряющего количества сверхурочных часов и не довел до нервного срыва, советуем вам использовать следующий «рецепт»:
Планируйте заранее
Замещая коллегу на время отпуска, не стоит недооценивать предварительную подготовку, ведь кроме собственных рабочих обязанностей вам придется заниматься и другими вопросами. Если есть такая возможность, не планируйте на время отпуска коллеги важные дедлайны по своим рабочим делам. Очень сложно, например, отвечать на звонки по инфотелефону, одновременно с этим пытаясь углубиться в написание проекта, до сдачи которого осталось всего пару дней.
Оговорите заранее и договоритесь с начальством, какие задачи можно ненадолго отложить. Попросите коллегу до ухода в отпуск завершить как можно больше рабочих дел. Если одного человека замещает сразу несколько работников, стоит поделить между собой конкретные обязанности, чтобы избежать дальнейших недопониманий или не выполнять одну и туже работу дважды.
Оговорите заранее и договоритесь с начальством, какие задачи можно ненадолго отложить. Попросите коллегу до ухода в отпуск завершить как можно больше рабочих дел. Если одного человека замещает сразу несколько работников, стоит поделить между собой конкретные обязанности, чтобы избежать дальнейших недопониманий или не выполнять одну и туже работу дважды.
Сосредоточьтесь на самом важном
Если вы работаете, например, в общепите и вынуждены замещать второго официанта, самое главное – быстро накормить голодных клиентов. Это значит, что сейчас не лучшее время для ежедневного снятия невидимой пыли с рамок для фотографий или для того, чтобы каждый вечер заниматься инвентаризацией маленьких чайных ложечек в ящиках в дальнем углу кухни.
Очень важно расставить для себя приоритеты так, чтобы всё необходимое было выполнено. Попробуйте в первую очередь завершить самые важные дела и только потом, если останется время, обратите внимание на что-то еще.
Очень важно расставить для себя приоритеты так, чтобы всё необходимое было выполнено. Попробуйте в первую очередь завершить самые важные дела и только потом, если останется время, обратите внимание на что-то еще.
Забудьте о сверхурочных часах
Да, это очень просто – попав под лавину удвоенных, утроенных, а то и в четыре раза увеличившихся рабочих обязанностей, начать работать сверхурочно. Но скажите «стоп»! Именно этого делать нельзя. Если Вы уже провели на работе пару дней и вечеров подряд, ваша продуктивность стремительно падает, и любые действия занимают больше времени, чем обычно. Помните: работая дольше – не всегда получается сделать больше.
Чтобы избежать сверхурочных часов, в конце каждого рабочего дня подготовьте на следующий день три-четыре самых важных задания и прямо с утра приступайте к их выполнению. Все задачи, которые появляются в течение дня, постарайтесь выполнить сразу или отложить на потом, или, по возможности, делегировать кому-нибудь еще. Если это возможно, постарайтесь организовать все так, чтобы запланированные на день задачи были выполнены.
Чтобы избежать сверхурочных часов, в конце каждого рабочего дня подготовьте на следующий день три-четыре самых важных задания и прямо с утра приступайте к их выполнению. Все задачи, которые появляются в течение дня, постарайтесь выполнить сразу или отложить на потом, или, по возможности, делегировать кому-нибудь еще. Если это возможно, постарайтесь организовать все так, чтобы запланированные на день задачи были выполнены.
Просите о помощи
Совершенно нормально, если, замещая коллегу, не зная всего и обо всем, вы не можете ответить на все вопросы, касающиеся его работы. В таком случае очень важно доброжелательно и без стеснения уточнять необходимую информацию у других. Кроме того, если вы начинаете понимать, что дополнительная нагрузка становится слишком большой, не держите это в себе, а обсудите с начальством. Возможно, оно поможет вам справиться с некоторыми задачами побыстрее или поделит какие-то обязанности между остальными.
Не теряйте голову и оставайтесь позитивно настроенным
Замещая коллегу, совершенно нормально иногда почувствовать, что мысли метаются в голове с бешенной скоростью и начинают потихоньку сводить с ума. В таких случаях постарайтесь себе напомнить, что через некоторое время вы и сами уйдете в отпуск, так что почему бы не расслабиться и не потратить пару минут, представляя себя в отпуске!
