Kuidas suurendada töötajate produktiivsust?

Produktiivsus on iga ettevõtte eduka toimimise võti, kuid paljudele jääb see eesmärk tihti kättesaamatuks. Eesti Panga tööturu ülevaade toob esile, et tööjõupuudus sunnib ettevõtteid tõstma tootlikkust olemasolevate töötajate kaudu, mis omakorda rõhutab vajadust tõhusamate töömeetodite ja -vahendite järele. Bolti tehnilise meeskonna juht ja ajaplaneerimise koolitaja Dario Hamidi jagab oma praktilisi teadmisi ja kogemusi, kuidas tõsta produktiivsust ning muuta tööprotsessid sujuvamaks ja tulemuslikumaks​.

Tänapäeval on saadaval palju rakendusi ja tehnoloogiaid, mis on loodud spetsiaalselt tööprotsesside sujuvamaks muutmiseks ja produktiivsuse suurendamiseks. Kindlasti oled kokku puutunud või kuulnud Trellost ja Asanast, mis on laialdaselt kasutatavad projektihaldustööriistad, aidates meeskondadel organiseerida ülesandeid ja jälgida nende täitmist. Ka Notion ja Evernote on suurepärased tööriistad märkmete tegemiseks ja informatsiooni organiseerimiseks, võimaldades luua kohandatud andmebaase ja jagada neid meeskonnaliikmetega, tagades töötamise juures produktiivsust.

Kõik vajalik ühest kohast

Kuid mitte kõik lahendused ei sobi igale meeskonnale. Dario toob enda lemmiku tööriistana välja hoopis Slacki, mis võimaldab kasutajatel suhelda reaalajas, korraldada arutelusid, jagada faile ja integreerida mitmesuguseid muid tööriistu, et muuta töövoog sujuvamaks ja tõhusamaks. Dario sõnul on tema tööelus Slack asendamatu igapäevane abiline: „Kasutan ajaplaneerimiseks ja produktiivsuse tõstmiseks palju Slacki, mis läbis hiljaaegu uuenduse. Näiteks projektihaldamist saab teha Slack Listidega. Koosolekuid saab samuti Slackis pidada - kõik näevad, kellega sa räägid ja saavad liituda.” selgitab ta.

Slackis on kõik vajalik ühes kohas. See vähendab töötajate vajadust liikuda erinevate rakenduste vahel ja võimaldab keskenduda sellele, mis on tõeliselt oluline. Lisaks sellele võimaldab Slack luua struktureeritud ja läbipaistva töökeskkonna, kus kõik tiimiliikmed saavad lihtsalt jälgida tööprotsesse ja kaasata end projektidesse, mis nõuavad kollektiivset pingutust.

Tehnoloogia õige kasutamine võib olla võimas vahend produktiivsuse suurendamiseks, kuid oluline on valida tööriistad, mis vastavad meeskonna konkreetsetele vajadustele ja tööstiilile. Dario näide Slackist on üks paljudest võimalustest, kuidas õige tehnoloogia võib muuta tööprotsessid sujuvamaks ja tulemuslikumaks.

Produktiivsus tuleb kui teed tööd, mis sulle meeldib

Tehnoloogia üksi ei ole lahendus produktiivsuse suurendamiseks. Sama oluline, kui on õigete tööriistade kasutamine, on ka inimeste individuaalsete tugevuste äratundmine ja rakendamine. „Produktiivsus töötajates sõltub ettevõttest ja tööstusharust, kuid üldiselt peab paika üks asi: inimesi tuleb rakendada oma tugevuste järgi. Ehk tuleb leida iga äriülesande jaoks inimesed, kellele just see ülesanne meeldib,” toob Dario välja näite, kuidas ettevõttes töötajate produktiivsust tõsta.

See lähenemine on sügavalt seotud mõttega, et inimesed töötavad kõige efektiivsemalt, kui nad teevad tööd, mis neile tõeliselt meeldib ja milles nad on tugevad. Kui töötaja saab kasutada oma loomuomaseid oskusi ja teadmisi, tunneb ta end mitte ainult kompetentsena, vaid ka motiveerituna. See loob positiivse tööõhkkonna, kus inimesed saavad oma potentsiaali täielikult rakendada.

Samuti on oluline, et juhid tunneksid ära ja tunnustaksid oma meeskonna liikmete tugevusi. See aitab parandada töötajate moraali ja võimaldab ka efektiivsemat tööjaotust, kus iga inimene saab panustada valdkondades, milles ta on parim. Samas on selle lähenemise juures ka väljakutseid. Nagu Hamidi märgib, on tihti keeruline täpselt määratleda, millised on iga töötaja tugevused. See seab juhtidele väljakutse olla aktiivsed ja toetavad, et aidata oma meeskonnal nende tugevusi avastada ja arendada.

Pikaajaline ja püsiv motivatsioon

Pikaajalise produktiivsuse saavutamiseks ei piisa üksnes tööülesannete täitmisest ja tulemuste jälgimisest – tõeliseks eduks on vaja töötajate motivatsiooni. Motivatsioon ei ole aga juhuslik; see on hoolikalt üles ehitatud süsteem, mis põhineb mitmel kriitilisel elemendil. Dario, tuginedes oma kogemustele tehnilise meeskonna juhina, rõhutab, et töötajate pikaajaline motivatsioon tuleneb kolmest peamisest tegurist: pädevus, autonoomsus ja eesmärgitunne.

„Töötajate motivatsioon tuleneb pädevusest („oskan, mida ma teen ja arendan oma oskusi pidevalt edasi”), autonoomsusest („kuidas ma oma tööd teen”) ja arusaadavast eesmärgist („miks ma seda teen”),” ütleb Hamidi, viidates Daniel Pinki laialdaselt tunnustatud motivatsiooniteooriale. Kui need kolm elementi on paigas, tunnevad töötajad, et neil on oma töös reaalne mõju, nad saavad oma tegevusi juhtida ja samal ajal oma oskusi arendada.

Selline motiveeriv keskkond ei toeta mitte ainult töötajate hetketegevusi, vaid loob ka tugeva aluse kestvale ja jätkusuutlikule produktiivsusele. See on põhjuseks, miks edumeelsed ettevõtted keskenduvad töötajate professionaalse arengu toetamisele ja autonoomia suurendamisele, andes samas selgeid ja arusaadavaid eesmärke, mis seovad iga töötaja töö laiemate organisatsiooniliste eesmärkidega. See lähenemine suurendab töötajate pühendumust ja rahulolu, mis omakorda peegeldub ettevõtte üldises edukuses.