Kuidas korraldada tulemuslik virtuaalne koosolek?
Praegune olukord maailmas on pannud proovile paljusid meeskondi. Kiiresti ja ootamatult tuli hakata kohanema kõigil – ka neil, kes polnud varem töötajate kodus töötamise peale isegi ehk mõelnud. Vajalik töö peab aga endiselt tehtud saama, seepärast tuli “kolida” meeskonnaga suhtlemine virtuaalsesse maailma.
Nii nagu on muutunud praegune töökorraldus, nii on muutunud ka harjumuspärane koosolekute pidamise viis. Kui varem olime harjunud viibima ühiselt samas ruumis, hoidma silmsidet ja tajuma üksteise kehakeelt, siis nüüd tuleb leppida vaid ekraani vahendusel saadava pildiga. Arutelus osalemine tehnika vahendusel kipub aga muutma inimesi passiivsemaks.
Kuidas töötajaid paremini kaasata ja muuta koosolek tulemuslikumaks?
Nii nagu on muutunud praegune töökorraldus, nii on muutunud ka harjumuspärane koosolekute pidamise viis. Kui varem olime harjunud viibima ühiselt samas ruumis, hoidma silmsidet ja tajuma üksteise kehakeelt, siis nüüd tuleb leppida vaid ekraani vahendusel saadava pildiga. Arutelus osalemine tehnika vahendusel kipub aga muutma inimesi passiivsemaks.
Kuidas töötajaid paremini kaasata ja muuta koosolek tulemuslikumaks?
Kas kõik töötab?
Mitte miski ei mõju meeskonna loovusele ja motivatsioonile kehvemini, kui koosoleku alguses 15 minutit tehniliste viperustega tegelemine. Seepärast on väga oluline anda eelnevalt töötajatele põhjalikud juhised koosolekul osalemiseks. Lisaks paluge neil kindlasti ka oma tehnika mõne kolleegiga läbi testida, et olla kindel selle töökindluses. Samuti määrake vastutav isik, kelle poole pöörduda, kui miski ei peaks siiski toimima nii nagu vaja.
Lülitage kaamera sisse
Silmside ja kehakeel on suhtlemisel väga olulised, et tunnetada, mida üks või teine töökaaslane antud teemast arvab või kuidas mõnele teatele reageerib. Seepärast soovitame võimalusel eelistada videokoosolekuid. See aitab suurendada ka osalejate keskendumist, sest samal ajal ei saa tegeleda veel saja seitsme asjaga – seda on muidu ekraanilt ka teistele näha.
Jaotage rollid
Igal eesmärgistatud koosolekul peaks alati olema selle korraldaja ehk vastutaja, kes paneb paika teemad, ajakava ja kes juhib arutelu. Samas ei pruugi õnnestuda samal inimesel teha koosoleku juhtimise ajal lisaks ka märkmeid, aidata erinevate tehniliste murede korral jms. Seetõttu oleks hea kaasata abilisi, kellega varasemalt kindlad ülesanded kokku leppida.
Monoloogi asemel dialoog
Kui ühises ruumis viibimise ajal saab teema ettekandja jälgida pidevalt kuulajate emotsioone ja minna vahetult üle arutelule, mis neid ergutaks, siis virtuaalses maailmas on see raskendatud. Samuti ei pruugi tekkida osalejatega orgaanilist vestlust.
Seepärast on ülimalt oluline teha enda ettekanne võimalikult lühikeseks, kaasavaks ja tähelepanu köitvaks. Käige välja probleemi või teema püstitus, avage seda paari minuti jooksul ja küsige seejärel osalejatelt tagasisidet. Selleks, et kõik saaksid soovi korral kaasa rääkida ja eeldusel, et osalejaid ei ole arvuliselt liiga palju, saab tekitada mõtete edastamiseks näiteks n-ö virtuaalse ringi. Kui osalejaid aga rohkem, soovitame appi võtta erinevad mobiilsed rakendused, mille kaudu saab esitada küsimusi ja saada vahetult tagasisidet. See aitab tagada, et kõigil on võimalik oma sõna sekka öelda.
Üks teema korraga
Inimeste tähelepanu kipub hajuma päris kiiresti, seda enam, kui koosolek venib liiga pikaks või hakatakse arutama varasemalt mitte kavas olnud lisamõtteid. Selleks, et ekraanide taga toimuv kogunemine täidaks oma eesmärki, on mõistlik saata eelnevalt kõigile osalejatele koosoleku kava, kus on näha teemad, mida käsitletakse. Kõik uued mõtted, mis tekitavad arutelu käigus, saate aga kirja panna ja leppida kokku, millal on nende arutamise aeg. Nii püsite paremini graafikus ja koosolek on konstruktiivne.
Loe ka: Online-keskkonnad, mis aitavad teha meeskonnaga koostööd ja korraldada personaliotsinguid
Mitte miski ei mõju meeskonna loovusele ja motivatsioonile kehvemini, kui koosoleku alguses 15 minutit tehniliste viperustega tegelemine. Seepärast on väga oluline anda eelnevalt töötajatele põhjalikud juhised koosolekul osalemiseks. Lisaks paluge neil kindlasti ka oma tehnika mõne kolleegiga läbi testida, et olla kindel selle töökindluses. Samuti määrake vastutav isik, kelle poole pöörduda, kui miski ei peaks siiski toimima nii nagu vaja.
Lülitage kaamera sisse
Silmside ja kehakeel on suhtlemisel väga olulised, et tunnetada, mida üks või teine töökaaslane antud teemast arvab või kuidas mõnele teatele reageerib. Seepärast soovitame võimalusel eelistada videokoosolekuid. See aitab suurendada ka osalejate keskendumist, sest samal ajal ei saa tegeleda veel saja seitsme asjaga – seda on muidu ekraanilt ka teistele näha.
Jaotage rollid
Igal eesmärgistatud koosolekul peaks alati olema selle korraldaja ehk vastutaja, kes paneb paika teemad, ajakava ja kes juhib arutelu. Samas ei pruugi õnnestuda samal inimesel teha koosoleku juhtimise ajal lisaks ka märkmeid, aidata erinevate tehniliste murede korral jms. Seetõttu oleks hea kaasata abilisi, kellega varasemalt kindlad ülesanded kokku leppida.
Monoloogi asemel dialoog
Kui ühises ruumis viibimise ajal saab teema ettekandja jälgida pidevalt kuulajate emotsioone ja minna vahetult üle arutelule, mis neid ergutaks, siis virtuaalses maailmas on see raskendatud. Samuti ei pruugi tekkida osalejatega orgaanilist vestlust.
Seepärast on ülimalt oluline teha enda ettekanne võimalikult lühikeseks, kaasavaks ja tähelepanu köitvaks. Käige välja probleemi või teema püstitus, avage seda paari minuti jooksul ja küsige seejärel osalejatelt tagasisidet. Selleks, et kõik saaksid soovi korral kaasa rääkida ja eeldusel, et osalejaid ei ole arvuliselt liiga palju, saab tekitada mõtete edastamiseks näiteks n-ö virtuaalse ringi. Kui osalejaid aga rohkem, soovitame appi võtta erinevad mobiilsed rakendused, mille kaudu saab esitada küsimusi ja saada vahetult tagasisidet. See aitab tagada, et kõigil on võimalik oma sõna sekka öelda.
Üks teema korraga
Inimeste tähelepanu kipub hajuma päris kiiresti, seda enam, kui koosolek venib liiga pikaks või hakatakse arutama varasemalt mitte kavas olnud lisamõtteid. Selleks, et ekraanide taga toimuv kogunemine täidaks oma eesmärki, on mõistlik saata eelnevalt kõigile osalejatele koosoleku kava, kus on näha teemad, mida käsitletakse. Kõik uued mõtted, mis tekitavad arutelu käigus, saate aga kirja panna ja leppida kokku, millal on nende arutamise aeg. Nii püsite paremini graafikus ja koosolek on konstruktiivne.
Loe ka: Online-keskkonnad, mis aitavad teha meeskonnaga koostööd ja korraldada personaliotsinguid
