6 nippi, kuidas muuta koosolek produktiivseks
Kas oled viibinud kunagi sellisel koosolekul, kus kõik vaatavad tähtsa näoga seinal kuvatavat ettekannet, ent tulemust sel tegelikult pole? Või oled kimpus iganädalaste koosolekutega, kus Sul otseselt pole vaja osaleda, aga kuna teised ju on seal, käid Sinagi? Tuttav tunne?
Mida suuremaks kasvab ettevõte ja selle osakonnad, seda suurem on tõenäosus, et meeskonnad hakkavad igapäevase otsese suhtluse asemel või lisaks sellele ka koosolekuid pidama. Samas peaks korraks mõtlema, kas neid on alati vaja ja kui tihti oleks mõistlik kokku saada.
Mida teha, et asendada sageli ebaproduktiivseteks ja igavateks muutunud koosolekuid tulemuslike aruteludega?
Mida suuremaks kasvab ettevõte ja selle osakonnad, seda suurem on tõenäosus, et meeskonnad hakkavad igapäevase otsese suhtluse asemel või lisaks sellele ka koosolekuid pidama. Samas peaks korraks mõtlema, kas neid on alati vaja ja kui tihti oleks mõistlik kokku saada.
Mida teha, et asendada sageli ebaproduktiivseteks ja igavateks muutunud koosolekuid tulemuslike aruteludega?
1. Ära kutsu koosolekule inimesi, keda pole sinna vaja!
Alati ei pea terve osakond koosolekul viibima. Kui inimesed täidavad erinevaid ülesandeid, siis on loomulik, et tihtipeale on tarvis pidada arutelusid ainult teatud töötajatega ja ülejäänutel ei oleks mõistlik ega eesmärgipärane antud koosolekul osaleda.
2. Jaota koosolek osadeks!
Sageli tekib koosolekutel kiusatus hakata arutama mitmeid erinevaid teemasid. Loomulikult on see mugav, kui toatäis inimesi ühel ajahetkel olemas on. Kui võimalik, võiks koosoleku sellisel juhul jaotada osadeks ja anda teada, keda ja millisesse blokki vaja on – nõnda ei raiska töötajad väärtuslikku tööaega ja saavad olla samal ajal ettevõtte jaoks veelgi kasulikumad.
3. Ära kaldu teemast kõrvale!
Suurteks ajaröövliteks on teemade vahel ülesse kerkivad eraelulised vestlused, mis võivad olla küll tõeliselt köitvad ja humoorikad, ent sageli ei puutu üldse tööasjadesse. Selleks, et asjalikust ja konkreetsest koosolekust ei saaks kohvinurga jututuba, tasub tööteemadelt kõrvale triivides anda teada, millise teemaga võiks parasjagu edasi tegeleda.
4. Võimalusel hoia läpakad suletuna!
Töötajad, kellel on sülearvutid koosolekutele kaasa võetud, kuid neid otseselt ei vaja, võivad igavaks muutuva koosoleku keskel end avastada äsjasaabunud kirju lugemast, mõnd tööülesannet täitmast või hoopis värskeid uudiseid uurimast. Kui sülearvutite kasutamine on vajalik, tuleb need loomulikult kaasa võtta. Ehk aga ei ole neid tarvis terve koosoleku jooksul kasutada? Selleks, et info leviks kiiresti ja kõik vajalik saaks arutatud, tasub välja pakkuda, et sülearvutid suletaks, kui neid enam otseselt vaja pole.
5. Vaheta koosoleku asukohta!
Kui koosoleku pidamiseks ei ole tehnoloogia vajalik, siis miks mitte viia arutelu hoopis kontoriseinte vahelt välja näiteks lähedal asuvasse parki? Koosolek ei pea toimuma tingitama laua taga, vaid sõltuvalt iseloomust võib seda pidada kus tahes – kasvõi mööda tänavaid ringi kõndides või pargipingil istudes.
6. Vaheta koosolek üks-ühele vestluse vastu välja!
Vähemalt osaliselt. Üks-ühele suheldes on tulemusi kindlasti rohkem ja ebaproduktiivset aega märksa vähem. Jah, on teemasid, mida on tarvis arutada suurema grupiga, ent sageli on hoopis efektiivsem pidada üks-ühele vestlusi. Vastavalt vajadusele, mitte kalendrile, loomulikult!
Alati ei pea terve osakond koosolekul viibima. Kui inimesed täidavad erinevaid ülesandeid, siis on loomulik, et tihtipeale on tarvis pidada arutelusid ainult teatud töötajatega ja ülejäänutel ei oleks mõistlik ega eesmärgipärane antud koosolekul osaleda.
2. Jaota koosolek osadeks!
Sageli tekib koosolekutel kiusatus hakata arutama mitmeid erinevaid teemasid. Loomulikult on see mugav, kui toatäis inimesi ühel ajahetkel olemas on. Kui võimalik, võiks koosoleku sellisel juhul jaotada osadeks ja anda teada, keda ja millisesse blokki vaja on – nõnda ei raiska töötajad väärtuslikku tööaega ja saavad olla samal ajal ettevõtte jaoks veelgi kasulikumad.
3. Ära kaldu teemast kõrvale!
Suurteks ajaröövliteks on teemade vahel ülesse kerkivad eraelulised vestlused, mis võivad olla küll tõeliselt köitvad ja humoorikad, ent sageli ei puutu üldse tööasjadesse. Selleks, et asjalikust ja konkreetsest koosolekust ei saaks kohvinurga jututuba, tasub tööteemadelt kõrvale triivides anda teada, millise teemaga võiks parasjagu edasi tegeleda.
4. Võimalusel hoia läpakad suletuna!
Töötajad, kellel on sülearvutid koosolekutele kaasa võetud, kuid neid otseselt ei vaja, võivad igavaks muutuva koosoleku keskel end avastada äsjasaabunud kirju lugemast, mõnd tööülesannet täitmast või hoopis värskeid uudiseid uurimast. Kui sülearvutite kasutamine on vajalik, tuleb need loomulikult kaasa võtta. Ehk aga ei ole neid tarvis terve koosoleku jooksul kasutada? Selleks, et info leviks kiiresti ja kõik vajalik saaks arutatud, tasub välja pakkuda, et sülearvutid suletaks, kui neid enam otseselt vaja pole.
5. Vaheta koosoleku asukohta!
Kui koosoleku pidamiseks ei ole tehnoloogia vajalik, siis miks mitte viia arutelu hoopis kontoriseinte vahelt välja näiteks lähedal asuvasse parki? Koosolek ei pea toimuma tingitama laua taga, vaid sõltuvalt iseloomust võib seda pidada kus tahes – kasvõi mööda tänavaid ringi kõndides või pargipingil istudes.
6. Vaheta koosolek üks-ühele vestluse vastu välja!
Vähemalt osaliselt. Üks-ühele suheldes on tulemusi kindlasti rohkem ja ebaproduktiivset aega märksa vähem. Jah, on teemasid, mida on tarvis arutada suurema grupiga, ent sageli on hoopis efektiivsem pidada üks-ühele vestlusi. Vastavalt vajadusele, mitte kalendrile, loomulikult!
