5 nõuannet töötaja virtuaalse onboardingu korraldamiseks
Uue töötaja esimestest päevadest ja nädalatest sõltub see, kas ja kui hästi ta uues ametis hakkama saab. Kuidas korraldada aga uue töötaja onboardingut, kui kontor on suletud ja kohtumine kolleegidega ei olegi võimalik?
Kuigi Eestis ei ole virtuaalse onboardingu kavad veel väga laialdaselt levinud, on paljudes rahvusvahelistes ettevõtetes tegemist siiski igapäevatööga.
Kuigi Eestis ei ole virtuaalse onboardingu kavad veel väga laialdaselt levinud, on paljudes rahvusvahelistes ettevõtetes tegemist siiski igapäevatööga.
Jagame 5 soovitust, millele mõelda ja kuidas paremini korraldada uue töötaja virtuaalne sisseelamine.
Töövahendid vajavad organiseerimist
Olenevalt tööiseloomust on tarvis esimese asjana mõelda läbi, milliseid töövahendeid uus töötaja vajab. Kas varustatakse teda kõigega ettevõtte poolt või peaks ta kas või ajutiselt kasutama hoopis näiteks enda arvutit? Eriti virtuaalse sisseelamise puhul on tehnikal ülimalt oluline roll. Seega tasub pöörata tähelepanu sellele, kes tegeleb tehnika tellimisega, kuidas ja mis ajal kõik vajaminevad asjad uuele töötajale koju toimetatakse ning kes aitab tal vajalikud juhtmed kokku ühendada ja programmid tööle panna.
Soovitame siinkohal kaasata IT-osakonna töötajaid, kes saavad eelisjärjekorras uue töötajaga videokõne kaudu tutvuda ja aidata tal kõik vajalik esimeseks päristööpäevaks ette valmistada.
Soovitame siinkohal kaasata IT-osakonna töötajaid, kes saavad eelisjärjekorras uue töötajaga videokõne kaudu tutvuda ja aidata tal kõik vajalik esimeseks päristööpäevaks ette valmistada.
Käesurumise asemel videotervitus
Kuigi kaugtöö puhul ei pea uus töötaja otseselt kuhugi minema ja võib lihtsalt vahetada enda magamisriided ning liikuda magamistoast elutuppa, on see siiski tema ja ettevõtte jaoks oluline päev. Ei tasu unustada, et esimesel tööpäeval tahavad saada kõik tervitatud. Ja mitte ainult kirja teel.
Võtkegi siinkohal appi näiteks mõni keskkond (Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams vms) ja korraldage üks korralik tervituskõne. Osaleda võiksid eeskätt kõik ettevõtte juhid ja töökaaslased, kes uue töötajaga kõige tihedamini kokku puutuma hakkavad. Võimalusel tasub kaasata ka teisi ettevõtte töötajaid. Selline tervitus aitab töötajal tunda end erilisena ja jätab esimesest päevast meeldiva mälestuse.
Võtkegi siinkohal appi näiteks mõni keskkond (Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams vms) ja korraldage üks korralik tervituskõne. Osaleda võiksid eeskätt kõik ettevõtte juhid ja töökaaslased, kes uue töötajaga kõige tihedamini kokku puutuma hakkavad. Võimalusel tasub kaasata ka teisi ettevõtte töötajaid. Selline tervitus aitab töötajal tunda end erilisena ja jätab esimesest päevast meeldiva mälestuse.
Osakondade tutvustus uut moodi
Nii nagu tavalise sisseelamise tegevuskava puhul, nii ka virtuaalse onboardingu jooksul peaks uus töötaja saama aimu ettevõtte ülesehitusest, toimimisest ja sisevaate erinevate osakondade tööst. Selle asemel, et korraldada mitmetunnine koosolek paljude osalejatega, proovige seekord hoopis teistmoodi. Laske igal osakonnal panna kokku kõige tähtsam info ja saatke see näiteks videoformaadis või esitlusena uuele töötajale. Sel juhul saab ta rahulikult iseseisvalt sellega tutvuda ja hiljem lisaküsimusi osakondadelt otse küsida.
Muidugi on võimalik teha ka kellaajaliselt paika pandud n-ö koolituspäev, mil erinevate osakondade juhid suhtlevad uue töötajaga videosilla abil.
Muidugi on võimalik teha ka kellaajaliselt paika pandud n-ö koolituspäev, mil erinevate osakondade juhid suhtlevad uue töötajaga videosilla abil.
Kes aitab?
Uuel töötajal tekib alguses hulganisti küsimusi töökorralduse kohta ning selleks, et ta ka julgeks neid küsida, tuleb leppida kokku, kelle poole võib ta nendega pöörduda. Ka kaugtöö puhul on mõistlik rakendada töösemu süsteemi.
Selleks, et vältida pidevaid töö katkestamisi, tasub aga panna paika reeglid. Näiteks võib paluda, et uus töötaja koguks võimalikult palju erinevaid küsimusi kokku ja lepiks siis oma töösemuga aeg, mil ta neile vastused saab. Loomulikult kui tegu on kiire ja vältimatult vastust vajava küsimusega, on töösemu poole pöördumine igati mõistetav ja tervitatav. Samuti võib jagada abistamise vastutust näiteks mitme töötaja vahel – ühel nädalal tegeleb uue töötajaga üks ja järgmisel nädalal teine meeskonnakaaslane.
Selleks, et vältida pidevaid töö katkestamisi, tasub aga panna paika reeglid. Näiteks võib paluda, et uus töötaja koguks võimalikult palju erinevaid küsimusi kokku ja lepiks siis oma töösemuga aeg, mil ta neile vastused saab. Loomulikult kui tegu on kiire ja vältimatult vastust vajava küsimusega, on töösemu poole pöördumine igati mõistetav ja tervitatav. Samuti võib jagada abistamise vastutust näiteks mitme töötaja vahel – ühel nädalal tegeleb uue töötajaga üks ja järgmisel nädalal teine meeskonnakaaslane.
Loo jututoad
Uus töötaja vajab alguses tuge – ka suhtlemisel. Selleks, et ta sulanduks meeskonda kiiremini ja tunneks ennast ettevõtte osana, on vaja anda omalt poolt väike tõuge ja luua kõik võimalused teiste töötajatega muljetamiseks. Ka koduse ekraani tagant on võimalik avada talle tee virtuaalsesse kohvinurka või miks mitte korraldada virtuaalseid lõunaid. Kui ettevõttega on samal ajal liitunud näiteks mitu uut töötajat, viige ka nemad omavahel kokku – neil on kindlasti, millest omavahel rääkida.
Virtuaalse sisseelamise suurim oht on see, et töötaja unustatakse ära ja suunatakse ise materjalidega tutvuma. Pidev kommunikatsioon on ka eriolukorras äärmiselt oluline!
Virtuaalse sisseelamise suurim oht on see, et töötaja unustatakse ära ja suunatakse ise materjalidega tutvuma. Pidev kommunikatsioon on ka eriolukorras äärmiselt oluline!
