Sekretär-asjaajaja

Oleme oma meeskonnaga üles loetlenud nimekirja, mis tegevuste osas on vaja meie uue kolleegi abi. Nimekiri ei ole lõplik, kuid annab põhilise ülevaate oodatava panuse sisust.

1. Finants- ja projektidokumentatsiooni haldus

• Arvete koostamine projektijuhi palvel.
• Töö üleandmise ja vastuvõtmise aktide koostamine projektijuhi palvel.
• Laekunud arvete valideerimine (projektidele määramine, projektijuhi heakskiit) ja nende panka sisestamine.
• Laekunud arvete kogumine ja jagamine raamatupidajaga.
• Pakkumuste koostamine ja Riigihangete Registrisse sisestamine (koostöös projektijuhiga).
• Pakkumuste andmebaasi haldamine (kellele ja millised pakkumused on esitatud, edukuse jälgimine).
• Projektide andmebaasi ülalpidamine: arvete sisestamine ja projektide lõpetamise fikseerimine koostöös projektijuhiga.

2. Suhtlus ja hankedokumentatsioon

• Laekunud hinnaküsimiste haldamine: edastamine õigetele inimestele ja pakkumuste õigeaegse esitamise jälgimine.
• Ettevõtte nimel kirjade koostamine ja saatmine vastavalt juhi antud suunistele.

3. Administratiivtöö ja büroo haldus

• Aruannete keeleline kontroll ja vormistamine, skaneerimise, trükkimise ja köitmise korraldamine.
• Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide haldamine.
• Kontoritarvete ja muu vajaliku (kohv, salvrätid jne) varustuse haldamine ning varude jälgimine.
• Kontoritehnika hooldus ja hoolduse korraldamine (kohvimasin, printer), välja arvatud IT tehnika.
• Reklaammaterjalide tellimine ja organiseerimine vastavalt juhi suunistele, sealhulgas logode trükkimine ja paigaldamine.

4. Inventuur ja töövahendite haldus

• Töövahendite inventuur: ülevaatus ja kontroll korra kvartalis ning jooksva inventuuri tabeli haldamine.
• Välitöövarustuse ja kaitsevahendite haldamine: varustuse arvepidamine, olemasolu ja korrasoleku tagamine (nt määrdunud riiete kogumise ja pesu organiseerimine).

5. Ürituste ja meeskonna ürituste korraldamine

• Ettevõtte ürituste korraldamine (jõulupidu, suvepäevad jne).
• Kolleegide sünnipäevade meelespidamine ja õnnitlemise korraldamine.

6. Sotsiaalmeedia ja kodulehe haldus

• Ettevõtte sotsiaalmeedia kontode haldamine (nt LinkedIn).
• Fotomaterjali kogumine ja jagamine sotsiaalmeedias.
• Kodulehe administreerimise korraldamine.

7. Kontori keskkonna hooldus

• Lillede kastmine, kalade söötmine ja akvaariumi puhastamise korraldamine (kokkuleppel).

• Tähelepanelikkus ja põhjalikkus. Pead olema täpne ja tähelepanelik detailide suhtes, sest töö hõlmab arvete, pakkumuste ja dokumentide korrektset koostamist ning kontrollimist.
• Hea organiseerimisvõime. Suudad hallata mitmeid ülesandeid korraga, korraldada üritusi, hoida korras inventuuri ja erinevaid andmebaase ning tagada, et kõik vajalikud tegevused toimuksid õigeaegselt.
• Hea suhtlemisoskus. Pead oskama hästi suhelda, kuna töö nõuab pidevat suhtlemist kolleegide, klientide ja tarnijatega. Sul on oluline roll hinnaküsimuste ja pakkumuste lahendamisel ning ettevõtte sotsiaalmeedia ja kodulehe haldamisel.
• Algatusvõime ja iseseisvus. Oled algatusvõimeline ja suudad töötada iseseisvalt, kuna pead tihti kiiresti reageerima ja õigel ajal tegutsema (nt kontoritarvikute varude haldus, tehnika hoolduse korraldamine).
• Stressitaluvus ja paindlikkus. Suudad töötada kiire tempoga keskkonnas ja tulla toime muutuvate tööülesannetega, eriti kui on vaja lühikese etteteatamisajaga ülesandeid täita.
• Tehniline taiplikkus. Oskad kasutada arvutit, kuna töö hõlmab dokumentide vormistamist, pakkumuste sisestamist ja arvete töötlemist. Oskad heal või isegi väga heal tasemel kasutada MS Word ja MS Excel tarkvara.
• Korrektsus ja keeleoskus. Sul on hea keeleline väljendusoskus, mis on vajalik aruannete, hinnaküsimuste ja pakkumuste koostamiseks ning ametliku kirjavahetuse haldamiseks.
• Diskreetsus ja usaldusväärsus. Töötad tundliku teabega (nt finantsdokumendid), mistõttu on oluline, et oled usaldusväärne ja suudad säilitada konfidentsiaalsust.
• Kohusetundlikkus ja vastutustunne. Oled töökas ja distsiplineeritud, võttes vastutust oma tööülesannete ja tähtaegade täitmise eest.
• Positiivne ja abivalmis. Oled abivalmis, positiivne ja meeskonnatöös orienteeritud, kuna sekretär-asjaajaja rollis töötad tihedalt koos juhtkonna ja kolleegidega. Oled pigem ära tegija kui korralduste ootaja.
• Vähemalt kesk- või keskeriharidus.

• Paindlikud töötingimused. Võimalus osaliselt töötada paindlikel aegadel. Mõnele näiteks meeldib hommikul kaua magada. Vajadusel toetav ja mõistev suhtumine isikliku elu korraldamisel.
• Koolitus. Toetame enda erialast täiendamist (nt kontoritarkvara, sotsiaalmeedia, dokumendihaldus). Lisaks koolitustele pakume soodsal juhul võimalust võtta täiendavad seitse päeva tasustatud puhkust, mille käigus saad ennast täiendada iseseisvalt.
• Spordikompensatsioon.
• Sõbralik keskkond. Kuna meie ekspertide töö suures osas nõuab vaimset pingutust, oleme esikohale seadnud sõbraliku ning toetava keskkonna loomise. Jagame seda ka sinuga.
• Ergonoomiline keskkond. Kontor on suvel meeldivalt jahe ja talvel meeldivalt soe. Töövahendite soetamisel lähtume alati võimalusel oma kolleegi vajadustest ning soovidest.